À medida que o mundo retorna a sua normalidade com cautela, empresas de todos os lugares estão descobrindo suas estratégias de local de trabalho.
Com a pandemia do coronavírus, o trabalho remoto se tornou uma das normas de 2020, empresas tiveram que repensar o quanto espaço de escritório precisam. O mercado brasileiro não ficou de fora e vivenciou um boom nesse formato e, ao que tudo indica, a fórmula é um sucesso, e o que já crescia antes da crise da Covid-19, se expandirá ainda mais.
Além desta adaptação mundial, e com as possibilidades que a tecnologia vem oferecendo para conexão e trabalho remoto, são diversos os recursos que vêm do mundo virtual.
Hoje podemos fazer praticamente tudo pela internet, entretenimento, compras, controle financeiro, contabilidade, entre muitas outras coisas. Entre os tantos serviços que vemos e ouvimos vindos do “online”, um conceito tem um nome curioso e pode despertar muitas dúvidas: escritório virtual.
O que é um escritório virtual?
Um escritório virtual oferece às empresas o endereço físico e serviços relacionados ao escritório, sem a sobrecarga de um contrato longo e de uma equipe administrativa. Com um escritório virtual, os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar, mas ainda assim possuir endereço de correspondência, serviços de atendimento telefônico, salas de reunião e videoconferência. Dentre esses serviços podemos destacar o endereço fiscal.
Apesar do nome, um escritório virtual é uma combinação de serviços físicos e virtuais que fica localizado em complexos empresariais, escritórios flexíveis e centros de coworking. Ou seja, você paga um preço mensal para utilizar o endereço do coworking escolhido, na localização de sua preferência, e ainda tem acesso a serviços exclusivos do espaço.
Também é possível alugar salas privativas de reunião e espaços de treinamento com preços especiais no coworking que você contrata o serviço de escritório virtual. Isso gera uma grande redução nos custos, já que você só paga conforme a demanda e ainda tem a comodidade de utilizar salas totalmente mobiliadas para receber clientes e parceiros, quando necessário.
Por tudo isso o escritório virtual em um coworking é a solução perfeita!
Como funcionam os escritórios virtuais?
Os escritórios virtuais funcionam como uma unidade para atender os clientes, mas não existem em um local fixo. Esse tipo de configuração é especialmente popular entre quem está começando um negócio e para pequenas empresas que desejam minimizar a sobrecarga. A criação de software e serviços de produtividade de escritório baseado na Web, como videoconferência, ajudou a impulsionar o crescimento de escritórios virtuais.
Um escritório virtual é uma empresa que opera como uma unidade e possui um endereço físico de correspondência, mas não existe em um local específico;
O desenvolvimento de ferramentas como videoconferência e serviços de mensagens levou ao aumento do uso do escritório virtual;
Os custos operacionais de um escritório virtual são muito menores do que os de um escritório tradicional, e é por isso que esse tipo de configuração é popular entre pequenas empresas e startups;
Um arranjo de escritório virtual expande as opções de trabalho para funcionários e opções de contratação para empresas;
Trabalhar em casa é uma opção que reúne diversas vantagens, em especial para quem mora em uma das metrópoles brasileiras e pode residir longe da empresa.
Um escritório virtual também pode levar a uma maior produtividade, pois, seus serviços liberam os trabalhadores de tarefas administrativas, bem como do deslocamento. Cada funcionário pode trabalhar onde for mais conveniente, e o negócio não se restringe à contratação de funcionários que moram no local.
À medida que mais pessoas encontram maneiras de trabalhar remotamente, os benefícios de um escritório virtual são imediatamente perceptíveis. No entanto, nem tudo é tão fácil quanto parece.
Embora o escritório virtual seja uma opção mais econômica para as empresas, alguns serviços, como atendimento telefônico e videoconferência, podem ter acessibilidade limitada.
Quais as vantagens e desvantagens de um escritório virtual?
O apelo de um escritório virtual para os usuários é duplo. Primeiro, o custo mensal dele é muito menor do que o de um escritório tradicional. Afinal, não há custos de manutenção e conservação, nem precisa de pessoal. Um escritório virtual também pode ser protegido por um aluguel mensal, para que haja maior flexibilidade se o negócio de um usuário mudar (sem esperar que o aluguel expire ou incorrer no custo de um aluguel interrompido).
Em segundo lugar, um escritório virtual pode fornecer um endereço de correspondência, atendimento telefônico e serviços de videoconferência. Portanto, uma pequena empresa pode parecer maior do que é. Ele também pode fornecer um endereço físico (ou vários endereços) para os usuários atenderem aos clientes.
Alguns dos serviços oferecidos por um escritório virtual exigem um planejamento prévio para sua utilização. Por exemplo, muitos pacotes vêm com uso limitado de salas de conferência ou serviços limitados de teleconferência e videoconferência. Os escritórios virtuais também podem ter acesso restrito à noite e nos fins de semana. Os usuários podem achar a falta de flexibilidade limitante e inconveniente. Há também o potencial de distrações decorrentes do trabalho em casa e, alguns funcionários podem não ser tão produtivos quando operam em um ambiente de escritório virtual.
Um escritório virtual é um serviço que permite que funcionários e proprietários de empresas trabalhem remotamente, fornecendo uma variedade de funções comerciais acessíveis através da Internet. Ele também permite que as organizações criem e mantenham uma presença em um local desejável sem a necessidade de pagar aluguel por um espaço real.
Diversos especialistas acreditam que o “novo normal” após a crise do coronavírus será que as pessoas comprem ainda mais pelo computador e smartphone. Um mercado que já estava aquecido se torna cada vez mais essencial. Quem já estava acostumado em fazer compras em e-commerces continuou durante o isolamento. Quem não estava começou por uma questão de necessidade. Ou seja, os serviços virtuais estão crescendo.
Todas as empresas não só estão vendo que o trabalho remoto é possível, mas que de fato traz mais qualidade de vida para as pessoas e eficiência operacional/redução de custo para elas.